Yeni ofisiniz daha küçük. Çalışanların bir bölümü hibrit düzene geçtiği için eskisi kadar masaya ihtiyaç duymuyorsunuz. Ancak sağlam mobilyaları hemen satmak da kolay bir karar değil: Birkaç ay sonra yeni bir proje başladığında aynı ekipmanlara yeniden ihtiyaç duyabilirsiniz.
İstanbul ofis küçültürken eşya depolama, kullanılabilir mobilya ve ekipmanları gelecekte değerlendirmek isteyen işletmeler için düşünülebilecek bir seçenektir. Karar verirken yalnızca boşta kalan eşya sayısına bakmayın. Yeniden kullanım ihtimalini, depolama süresini, taşıma giderlerini ve geri teslim ihtiyaçlarını birlikte değerlendirin.
Bu rehber, ofisinizde hangi eşyaların kalacağına, hangilerinin depolanacağına ve hangilerinin elden çıkarılacağına karar vermenize yardımcı olur.
Her fazla mobilyayı depolamak mantıklı mı?
Depolama kararı, eşyanın yeniden kullanılacağına ilişkin gerçekçi bir plana dayanmalıdır. Kullanım dışı kalmış, onarım gerektiren veya yeni çalışma düzenine uymayan her parçayı saklamak gereksiz alan ihtiyacı oluşturabilir.
Mobilyaları üç gruba ayırarak başlayın:
- Yeni ofiste kullanılacaklar: Günlük çalışma için gereken masalar, sandalyeler ve ortak alan mobilyaları.
- Yeniden kullanım planı bulunanlar: Yaklaşan proje, ekip genişlemesi veya başka bir şube için ayrılan sağlam ürünler.
- Kullanım planı bulunmayanlar: İhtiyaç dışı, uyumsuz veya yenilenmesi düşünülen eşyalar.
Üçüncü gruptaki ürünler için satış, bağış veya uygun başka bir değerlendirme seçeneğini araştırabilirsiniz. Depoya gönderilecek eşyaları seçerken “belki lazım olur” düşüncesini mümkün olduğunca bir kullanım tarihi ve sorumlu kişiyle somutlaştırın.
Satmak mı, depolamak mı? Kararı hangi bilgilerle vermelisiniz?
Aynı mobilyayı yeniden satın alma ihtimali ile saklama maliyetini birlikte düşünün. Bir masa takımının sağlam olması tek başına depolama gerekçesi değildir; yeni ofis düzeninde tekrar kullanılabilmesi de önemlidir.
| Değerlendirme | Sorulacak soru |
|---|---|
| Yeniden kullanım | Eşya hangi ekip, proje veya şubede tekrar kullanılacak? |
| Zaman | Bu ihtiyacın ortaya çıkması için tahmini süre nedir? |
| Uyumluluk | Mobilyanın ölçüsü ve modeli gelecekteki çalışma alanına uygun mu? |
| Durum | Eşya kullanıma hazır mı, onarım veya eksik parça gerektiriyor mu? |
| Toplam gider | Taşıma, paketleme, depolama ve geri teslim toplamı nedir? |
| Alternatif | Satış sonrası ihtiyaç doğarsa eşdeğer ürünü yeniden edinmek ne kadar kolay? |
Örneğin altı ay sonra açılması planlanan bir proje ofisi için ayrılan uyumlu masa ve sandalyelerle, yıllardır kullanılmayan farklı model mobilyaları aynı şekilde değerlendirmeyin. Depolama kararını belirli aralıklarla yeniden gözden geçirmek için takviminize bir kontrol tarihi ekleyin.
Ofis envanterini koli sayısından daha ayrıntılı tutun
Kurumsal taşınmalarda “on koli, altı masa” gibi genel bir liste, daha sonra tek bir ekipmanı bulmak için yeterli olmayabilir. Her ürün veya ürün grubuna bir kod verin ve teslim kayıtlarında aynı kodu kullanın.
Envanterde şu bilgilerin bulunması yararlıdır:
- Ürün kodu, adı ve adedi.
- Marka, model veya şirket içi demirbaş numarası.
- Mevcut durum ve paketleme öncesi fotoğraf.
- Sökülen parçalar ve ilgili aksesuarlar.
- Eşyanın ait olduğu departman.
- Planlanan teslim adresi veya yeniden kullanım tarihi.
- Ara dönemde erişim gerekip gerekmediği.
Örneğin bir masanın tablası, ayakları ve bağlantı elemanlarını aynı kodla eşleştirin. Sandalyelerde de adet ve durum kaydı tutun. Böylece kısmi teslimlerde depoda kalan envanteri güncellemek daha kolay olur.
Elektronik ekipman ve belgeleri ayrı değerlendirin
Monitör, yazıcı ve diğer elektronik ekipmanların taşıma ve saklama koşulları mobilyalardan farklı olabilir. Uygun ambalajı ve ortam gereksinimlerini üretici talimatlarından kontrol edin; bu koşulların sağlanıp sağlanmadığını depolama firmasıyla görüşün.
Cihazları teslim etmeden önce şirketinizin bilgi işlem sorumlusuyla yedekleme, kapatma ve aksesuarların ayrılması işlemlerini planlayın. Cihaz, adaptör ve kabloları eşleştirerek etiketleyin. Çalışır durumda sunucu barındırma ihtiyacını standart eşya depolama hizmetiyle aynı kabul etmeyin.
Şirket belgeleri için erişim ihtiyacını ayrıca belirleyin. Düzenli kullanılacak dosyaları ulaşılması zor kolilere yerleştirmeyin. Gizli veya kişisel bilgi içeren evrakların kim tarafından teslim edileceğini ve alınabileceğini şirket içi prosedürlerinizle netleştirin.
Belge saklama ve imha kararlarını genel bir mobilya ayıklama işlemiyle birlikte vermeyin; ilgili şirket sorumlularının değerlendirmesini alın.
Ofis depolama teklifinde hangi kalemler bulunmalı?
Teklif isterken yalnızca eşya miktarını değil, mevcut ofisin taşıma koşullarını da paylaşın. Kat bilgisi, yük asansörü, araç yaklaşımı ve bina yönetiminin çalışma saatleri ekip planını etkileyebilir.
Şu kalemleri yazılı olarak netleştirin:
- İlk taşıma: Ofisten alım, yükleme ve depoya teslim kapsamı.
- Paketleme ve söküm: Malzeme, işçilik ve mobilyaların ayrılması.
- Depolama: Alan veya hacim hesabı, süre ve ücret güncelleme koşulları.
- Ara teslim: Belirli masa, sandalye veya kolilerin sonradan alınması.
- Geri teslim: Yeni adrese taşıma, boşaltma ve varsa montaj.
- Ek koşullar: Vergiler, tarih değişikliği, sigorta varsa kapsamı ve istisnaları.
Karşılaştırmayı yalnızca aylık depo ücretine göre değil, planladığınız dönem boyunca oluşacak toplam gider üzerinden yapın. Kısmi teslim yapılacaksa, eşya azaldığında ücretin yeniden değerlendirilip değerlendirilmeyeceğini de sorun.
İşletmenize uygun seçenekler için ofis eşyası depolama hizmetimizi inceleyebilirsiniz.
Taşıma gününü iş akışına göre planlayın
Ofiste kullanılmaya devam edecek ekipman ile depoya gidecek eşyalar birbirine karışmamalıdır. Her grubu farklı etiketleyin ve taşıma ekibine teslim edilecek nihai listeyi bir sorumlunun onaylamasını sağlayın.
Önce kullanılmayan mobilyaların hazırlanması, günlük işlerin devam ettiği alanlarda daha az hareket oluşmasına yardımcı olabilir. Ancak taşıma saatlerini belirlerken bina yönetimi, güvenlik görevlileri ve yük asansörü rezervasyonunu birlikte değerlendirin.
Yeni ofise gidecek ürünlerle depoya gidecek ürünler farklı adreslere teslim edilecekse bunu teklif aşamasında bildirin. Taşımanın kapsamını ofis taşımacılık hizmetimiz üzerinden değerlendirebilirsiniz.
Ofis küçültme aynı zamanda adres değişikliği içeriyorsa fiziki taşımanın yanında resmi işlem takvimini de takip edin. İstanbul’daki işletmeler için İstanbul Ticaret Odası’nın sıkça sorulan sorular sayfasında adres değişikliğiyle ilgili bilgilendirme bulunur. Şirketinize uygulanacak işlemleri ilgili birimle teyit edin.
Eşyaları depodan aşamalı olarak almak mümkün mü?
Yeni bir çalışan başladığında yalnızca bir masa ve sandalye gerekebilir. Başka bir şube açıldığında ise belirli bir mobilya grubu teslim alınabilir. Bu ihtimalleri depolama başlangıcında bildirmeniz, yerleşim ve kayıt planının buna göre değerlendirilmesini sağlar.
Ara teslim için kaç gün önceden haber verileceğini, kimin talimat verebileceğini ve teslimin nasıl kaydedileceğini öğrenin. Talepte yalnızca ürün adı yerine envanter kodunu kullanmak karışıklık ihtimalini azaltır.
Her çıkıştan sonra teslim edilenleri ve depoda kalanları karşılaştırın. Kısmi teslimin ardından ücret veya alan değişikliği yapılacaksa yeni koşulları yazılı olarak kaydedin.
Sık sorulan sorular
Yalnızca birkaç ofis masası ve sandalye depolanabilir mi?
Az miktardaki ofis eşyası için de uygun alan hakkında teklif isteyebilirsiniz. Ürünlerin adedini, yaklaşık ölçülerini ve sökülüp sökülemediğini paylaşın. Minimum süre veya ücret koşullarını ayrıca öğrenin.
Depolama süresini henüz bilmiyorsak nasıl teklif almalıyız?
Tahmini bir dönem belirtin ve uzatma, fiyat güncelleme ile çıkış bildirimi koşullarını sorun. Eşyaların yeniden kullanım planını belirli aralıklarla gözden geçirin.
Depodaki eşyaları farklı şubelere gönderebilir miyiz?
Farklı adreslere teslim ihtiyacını önceden bildirin. Adres bazında taşıma kapsamını, randevuları ve ücretleri netleştirin. Hangi eşyanın hangi şubeye gideceğini envanter kodlarıyla belirtin.
Elektronik ekipmanlar mobilyalarla birlikte saklanabilir mi?
Önce cihazların üretici tarafından belirtilen saklama koşullarını kontrol edin. Ambalaj, ortam ve erişim ihtiyaçlarının karşılanıp karşılanmadığını depolama firmasıyla görüşün; tüm elektronik ürünlerin aynı koşullara uygun olduğunu varsaymayın.
Yeni ofisinize yalnızca ihtiyaç duyduklarınızı taşıyın
Ofisi küçültmek, bütün fazla eşyaları hemen elden çıkarmak veya süresiz olarak saklamak zorunda olduğunuz anlamına gelmez. Kullanım planı, düzenli envanter ve toplam maliyet karşılaştırmasıyla her eşya grubu için ayrı karar verebilirsiniz.
Evden Depoya’dan teklif almak için ofisinizin bulunduğu ilçeyi, depolanacak mobilya ve ekipman listesini, tahmini süreyi ve varsa aşamalı teslim ihtiyacınızı iletişim formumuzdan paylaşın. Taşıma ve depolama planınızı birlikte değerlendirelim.
