Fuarın son günü stantta altı sandalye kaldığını düşünün. İkisi organizatörden kiralık, dördü şirketinize ait. Hepsini aynı araca yüklerseniz kiralık sandalyeler depoya gider. Tamamını salonda bırakırsanız bir sonraki fuarda kullanacağınız takım eksik kalır. İki fuar arasında depolama teklifi isterken işe, kapanışta hangi parçanın kime teslim edileceğini belirleyerek başlayın.
Fuar kapanmadan üç teslim listesi hazırlayın
Stant sorumlusu, şirketin satın alma listesiyle kiralama formunu karşılaştırsın. Her parça için adedi, gideceği yeri ve teslim alacak kişiyi kaydedin. Örneğin küçük bir tanıtım standının çıkış listesi şöyle olabilir.
| Eşya | Çıkışta gideceği yer | Teslimde kontrol |
|---|---|---|
| Kiralık banko ve iki sandalye | Stant tedarikçisi | İade formundaki adet ve teslim alan kişi |
| Şirkete ait dört katlanır sandalye | Bir sonraki fuara kadar depo | Kapalı ölçüler, paket sayısı ve mevcut çizikler |
| Tanıtım panosu ve taşıma çantası | Depo | Kaide, çubuk ve baskının aynı set koduyla kaydı |
| Toplantıda kullanılacak güncel kataloglar | Ofis | Satış ekibine ayrılan koli sayısı |
Broşürün baskı tarihine de bakın. Üzerinde biten kampanya veya eski ürün kodları varsa yüzlerce kopyayı aylarca saklamadan önce pazarlama ekibinden karar alın. Gelecek etkinlikte yeniden kullanılacak boş taşıma çantalarını ise ait oldukları ekipmanla eşleştirin. Bir pano kadar, ona uygun çantanın nerede olduğu da ikinci sevkiyat gününde önem taşır.
Depolama süresini ziyaretçi takvimine göre hesaplamayın
Depoda kalış, ilk fuarda malzemenin teslim alınmasıyla başlar ve ikinci fuarın kurulumuna çıkmasıyla biter. Bu iki tarih, ziyaretçiye açık ilk ve son günlerden farklı olabilir. Yurt içi fuar takvimine ve organizatör bilgilerine ulaşmak için İstanbul Ticaret Odasının yönlendirmesini kullanabilirsiniz. Ardından kendi organizatörünüzden yükleme kapısını, araç giriş saatini ve teslim alabilecek ekibi teyit edin. İstanbul Ticaret Odası fuar takvimi bilgileri
Örneğin İstanbul Fuar Merkezi'nde düzenlenen Foam Eurasia, katılımcı sayfasında kurulum ve söküm zamanlarını ayrıca duyurduğunu belirtiyor. İkinci fuarın yükleme saati henüz belli değilse teklife tahmini tarihi yazdırın. Sonradan saat değiştiğinde taşıma randevusunu kimin güncelleyeceğini de belirleyin. Foam Eurasia katılımcı soruları
Teklifte iki taşıma ayağını ve aradaki süreyi ayrı görün
Bir firmadan “dört sandalye ve üç koli için aylık depo” fiyatı, diğerinden “salondan alıp sonraki etkinliğe götürme” fiyatı aldığınızda tutarları karşılaştırmak güçleşir. Her iki firmaya da aynı paket listesini ve aynı teslim noktalarını gönderin. Teklifte şu dört satırın karşılığını arayın.
- İlk alım. Eşyayı ekip mi paketleyecek, yoksa hazır paketleri belirlenmiş yükleme noktasından mı alacak? Salon içinden araca kadar taşımayı kimin üstlendiğini yazdırın.
- Saklama. Katlanan masanın kapalı ölçüsünü, en uzun pano çantasının boyunu ve koli adetlerini verin. Minimum ücretlendirme süresini ve ikinci fuar ertelenirse uzatmanın nasıl hesaplanacağını sorun.
- İkinci sevkiyat. Yeni salonun veya teslim adresinin ilçesini bildirin. Bedelin araçtan indirmeyi mi, yoksa belirli bir noktaya kadar taşımayı mı kapsadığını kontrol edin.
- Bekleme ve özel işler. Araç randevusu kayarsa bekleme ücretini, ayrıca gerekirse saha içi ekipman ve işçilik bedelini kimin karşılayacağını öğrenin.
Şirketinize ait masa, sandalye ve paketlenmiş tanıtım eşyası için ofis depolama kapsamını inceleyin. Stant konstrüksiyonunun sökülmesi, elektrik bağlantılarının ayrılması ve salona forklift girişi organizatör veya stant yüklenicisiyle ayrıca planlanır. Teslim noktasını paketleme bittikten sonraki aşama olarak seçmek, ekiplerin aynı işi iki kez fiyatlamasını önler. Evden Depoya ofis eşyası depolama hizmeti
İkinci fuarda ilk açılacak paketi belirleyin
Her paketin iki yüzüne aynı kısa kodu yazın. Örneğin “Pano 1/2” ve “Pano 2/2” kodlarıyla iki paket halinde taşınan tek bir seti tanımlayabilirsiniz. Kayıtta paketin fotoğrafı, içindeki parça ve sorumlu kişi yer alsın. Yeni etkinlikte önce kurulacak masa ve panoları, standın en son doldurulacak broşür rafından ayırın. Bir sonraki ekip farklıysa listeyi ve fotoğrafları sevkiyat öncesinde o ekibe iletin.
İstanbul'da iki fuar arasında depolama teklifi almak için ilk alım noktasını, tahmini çıkış tarihini, paket ölçülerini ve varsa ikinci teslim adresini paylaşın. Örneğin “Yeşilköy'de yükleme kapısında hazır dört sandalye paketi, iki pano çantası ve üç koli teslim edeceğiz. Yaklaşık altı hafta sonra ikinci sevkiyat istiyoruz” şeklinde bir talep, hangi kalemlerin hesaplanacağını tarif eder. Telefon veya WhatsApp üzerinden teklif isteyin.
Sık sorulan sorular
İkinci fuarın tarihi kesinleşmeden teklif alabilir miyiz?
Evet. Beklenen en erken ve en geç çıkış tarihini verin. İki süre için saklama toplamını, uzatma koşulunu ve sevkiyat randevusu için gereken bildirim süresini isteyin. Kesinleşen tarih geldiğinde araç uygunluğunu ayrıca doğrulayın.
Kiralanan masa ve sandalyeleri de depoya göndermeli miyiz?
Önce kiralama formundaki iade yerini ve saatini kontrol edin. Tedarikçinin teslim alacağı parçaları şirketin depoya gidecek eşyasından fiziksel olarak ayırın. İadeyi kimin tamamladığını listede işaretleyin.
Ürün numunelerini mobilyalarla aynı listeye ekleyebilir miyiz?
Numunenin içeriğini, ambalajını ve varsa özel saklama koşulunu ayrı satıra yazın. Firmanın kabulünü ve uygun koşulları doğrulamadan sevkiyata eklemeyin. Özellikle gıda, sıvı veya özel sıcaklık isteyen ürünleri yalnızca “numune kolisi” diye bildirmek teklif için yetersizdir.
